人事制度構築、給与計算、就業規則、労働時間、退職金、助成金等のことなら、大阪府柏原市の社会保険労務士事務所「杉本経営労務事務所」にお任せください。

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1.マイナンバー制度の概要

マイナンバーとは、「社会保障・税番号制度」のことで、住民票をもつ全ての国民に対して12桁の個人番号が付与されます。

マイナンバーの導入目的

①公平・公正な社会の実現

所得や他の行政サービスの受給状況を把握しやすくなるため、負担を不当に免れることや給付を不正に受けることを防止するとともに、本当に困っている方にきめ細かな支援を行えるようになります。

②国民の利便性の向上
添付書類の削減など、行政手続が簡素化され、国民の負担が軽減されます。また、行政機関が持っている自分の情報を確認したり、行政機関から様々なサービスのお知らせを受け取ったりできるようになります。

③行政の効率化
行政機関や地方公共団体などで、様々な情報の照合、転記、入力などに要している時間や労力が大幅に削減されます。複数の業務の間での連携が進み、作業の重複などの無駄が削減されるようになります。

マイナンバーの利用範囲

マイナンバーは、下記の3つの分野で法律に定められた行政手続きにしか使えません!

①社会保障…社会保険の資格取得や確認・給付、ハローワークの事務、医療保険の保険料徴収、福祉分野の給付・生活保護など

②税…税務当局に提出する申告書・届出書・調書などに記載、税務当局の内部事務など

③災害対策…被災者生活再建支援金の支給、被災者台帳の作成事務など

マイナンバー導入のメリット

・行政手続の添付書類の省略化

・資産と税金の情報がリンクされ、脱税や不正受給が減少する

マイナンバー導入のデメリット

・企業にとっては導入準備に時間と費用がかかる

・マイナンバーが漏えいした場合、紐付けされた個人情報(給与情報など)も漏れてしまう

 2015年10月より、市区町村から、個人番号(マイナンバー)が記載された「通知カード」が住民票のある住所地に簡易書留で順次配布されています。外国籍の方でも住民票がある方は個人番号が付与されます。法人には13桁の法人番号が付与されます。個人事業主には法人番号は付与されず、個人番号を利用していくことになります。

 実務では、従業員さんに提出して頂く「平成28年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」においてマイナンバーの記載が求められます。また、雇用保険の各手続において2016年1月よりマイナンバーの使用が始まっていますが、20171月からは社会保険でもマイナンバーを使っていくことになります。

 また2017年7月から、個人向けサイト「マイナポータル」が開設される予定です。「マイナポータル」では、個人情報(社会保険料や税金の納付状況等)やマイナンバー提供履歴の確認機能、11人にあった行政サービスのお知らせ機能、行政手続きの電子申請の機能などの導入が検討されています。

2.企業が準備するべきこと

企業が準備するべき5つの事項はこちらです。

  1. 従業員への呼びかけ・教育
  2. マイナンバー収集と本人確認
  3. 方針の明確化と規程整備
  4. 安全管理措置の検討           最重要項目です!
  5. 委託先の体制確認、監督

【ご注意】
 下記の参考書式は顧問先様向けとなっており、ファイルを開くにはパスワードが必要です。
 (パスワードは、ニュースレター2015年9月号に記載しております。パスワードが不明な
  場合は、当事務所までお問い合わせください。)

従業員への呼びかけ・教育

【1】従業員に対して、住民票の住所確認のアナウンスをします

 マイナンバーの通知カードは、住民票のある住所地に届きます。現住所と住民票の住所
 地が異なる従業員には、できれば住民票の異動手続きをするように指示します。

【2】通知カードの厳重保管のアナウンスをします
【3】マイナンバー管理の重要性を伝える従業員教育を実施します

 マイナンバー制度の概要・取扱いに関する社内のルール・漏洩した場合のリスクなどを
 説明します。

 ※マイナンバー制度に関する資料は、政府のホームページよりダウンロードできます。従業員教育
  の資料としてご利用ください。
→こちら

マイナンバーの収集と本人確認

【1】マイナンバーの利用目的を従業員に通知します

 マイナンバーの収集にあたり、利用目的を通知する必要があります。
 通知方法としては、①社内LANにおける通知、②利用目的を記載した書類の配布、
 ③
就業規則への明記(労働基準監督署への届出が必要)があります。

【2】従業員からマイナンバーを収集します

   原則、マイナンバー関連事務が発生する時点で、従業員にマイナンバーの提供を求め
 ます。2016年1月以降に入社する従業員に関しては、入社時にマイナンバーを回収す
 るとよいでしょう。

【3】マイナンバーの収集時に本人確認をします

 従業員からマイナンバーを収集する際には、他人へのなりすまし等を防ぐため、
 必ず
本人確認(マイナンバーの確認+身元の確認)を行わなければなりません。

 【本人確認方法】従業員に下記①②いずれかの書類を提示してもらいます

    通知カード + 顔写真付き身分証明書
           (
運転免許証・パスポート・身体障害者手帳・在留カード など

   ※顔写真付き身分証明書がない場合は、下記の書類から2点
    健康保険証・年金手帳・児童扶養手当証書・特別児童扶養手当証書 など

    個人番号カード 

   個人番号カードとは、マイナンバーが記載された顔写真入りのICカードです。通知カードに
   「個人番号カード交付申請書」が同封されており、申請書を提出する
と、後日市町村の窓口で
    個人番号カードが交付されます。初回の交付手数料は無料
です。

個人番号カードのイメージ

従業員の家族(被扶養者)の本人確認◎

 基本的に従業員本人が確認者となる為、会社は別途家族の本人確認を行う必要はありま
 せん。
ただし、配偶者が専業主婦(夫)もしくは年収130万円未満であって、国民年金
 第
3号被保険者に該当する場合には、会社も配偶者の本人確認を行う必要があります。
 現実的には、従業員を配偶者の代理人として委任状で対応することも可能です。

方針の明確化と規程整備

■マイナンバーの管理・運用に関して基本方針取扱規程を策定します

 従業員数100人以下の中小企業は策定は義務ではありませんが、作ってあれば従業員教
 育にも役立ちます。策定しない場合は、業務マニュアルなどでマイナンバーの取扱いに
 ついて明確化することが望まれます。

 ※基本方針、取扱規程については、従業員の労働条件に関するものではありませんので、従業員
  代表の意見聴取を行ったり、労働基準監督署へ届け出たりする必要はありません。

安全管理措置の検討

最重要項目です!「情報は漏えいする」という前提で安全管理対策を!

【1】事務取扱担当者を明確にします

 マイナンバーを取り扱う部門や事務取扱担当者をできるだけ特定します。事務取扱担当
 者が複数いる場合は、責任者と事務取扱担当者を区分することをおすすめします(けん
 制効果が期待できます)。その他、必要に応じて事務取扱担当者に対して誓約書の提出
 を求めます。

【2】マイナンバーなどの個人情報を取り扱う事務スペースは、壁やパーテー
    ションで仕切るなど、覗き見されない座席配置の工夫をします
【3】マイナンバーなどの個人情報を含む書類や記録媒体は、施錠可能な書庫
    などに保管します
【4】マイナンバーなどの個人情報を取り扱うパソコンのセキュリティを強化
    します

 例)・ログインパスワードの設定
   ・ウィルス対策
ソフトウェアの導入
   ・パソコンや
ソフトウェアに標準装備されている自動更新機能を活用し、常に最新
    状態にしておく

【5】マイナンバーなどの個人情報を含む電子データにはパスワードを設定し
    ます
【6】マイナンバーなどの個人情報を含む書類を持ち出す際は、封筒に封入し
    カバンに入れたり、目隠しシールを貼ったりするなどします
【7】マイナンバーなどの個人情報の取扱状況を記録・保存します

 業務日誌等において、個人情報の入手・廃棄日、利用日、利用目的、事務担当者名など
 を記録します。チェックリストを利用して事務を行い、その記入済みリストを保存して
 もかまいません。また、責任ある立場の者は、個人情報の取扱状況について定期的に点
 検を行います。

【8】マイナンバーなどの個人情報の廃棄方法を決めます

 マイナンバーに関係する種類は、法定保存期間(下記参照)を経過したものは廃棄しな
 ければなりません。電子データは復元不可能な状態で完全削除、書類はシュレッダー処
 理し、廃棄したことを責任ある立場の者が確認するようにします。

 【法定保存期間】税務関係書類(源泉徴収簿・扶養控除等申告書など)…7年間
         雇用保険関係書類
3年間
         健康保険・
厚生年金保険関係書類…2年間
         労災保険関係書類…3年間
         労働保険徴収・納付関係書類…3年間

【9】情報漏えいの発生に備え、事務取扱担当者から責任ある立場の者に対す
    る報告連絡体制をあらかじめ確認しておきます

※上記は、ガイドラインで示された安全管理措置の例示ですので、全てをその通りに対応する必要はありませんが、可能な限りのセキュリティ対策を講じることが望まれます。

委託先の体制確認、監督

税理士・社会保険労務士などにマイナンバーを取り扱う業務を委託する場合は、会社は委託先を監督する義務があります。

【1】委託先の安全管理対策を定期的に確認します

 委託先が情報漏えい防止の為の適切な安全管理対策を行っているか、定期的に確認し、
 不十分
であれば改善に向けた是正を求める必要があります。

【2】マイナンバーの取扱いに関して、必要に応じて委託先と「特定個人情報
    の取扱いに関する覚書」などを締結します

 当事務所でも書式をご用意しています。ご要望のお客様はお気軽にご連絡ください。

3.杉本経営労務事務所のマイナンバー制度に関する取り組み

 当事務所では、現在使用している個人情報管理システムとは別に、マイナンバー専用の独立したクラウド型管理システムを導入しています。個人情報とマイナンバーを同一のサーバーで取り扱わないため、個人情報とマイナンバーが紐付けされて流出する事故を防ぎます。事務所内ではマイナンバーを保管せず、高セキュリティのクラウド上に暗号化されて保管されるので安心です。

 また、当事務所は、全国社会保険労務士会連合会が定める個人情報保護制度「SRP認証」を受けており、職員教育も徹底しています。既にマイナンバーを含む特定個人情報の取扱いについての規程を整備しており、お客様からお預かりしたマイナンバーの利用・提供・保管・廃棄は、安全管理措置に沿った厳重な管理を行います。

 今後、労働・社会保険手続きにあたり、お客様には、従業員様から収集したマイナンバーを当事務所へお知らせ頂くことになります。お知らせ頂く方法としては、従来通りの、①FAX ②インターネット経由(電子メールやオンラインシステム「MyKomon」の電子会議室)などを予定しておりますが、いずれの場合も、マイナンバーの漏えいがないよう、安全な運用を行って参ります。お客様にはお手数をおかけすることになりますが、ご理解とご協力の程、よろしくお願い申し上げます。

当事務所の特定個人情報の取り扱いに関する基本方針と取扱規程は下記をご覧ください。

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